Gastos de trabajo desde casa en Canadá: la regla del T2200 y lo que puede reclamar

¿Se pueden reclamar gastos de trabajo desde casa en Canadá?

Sí, si usted es un empleado al que se le exigió trabajar desde casa, pagó los gastos de su bolsillo y su empleador firma el Formulario T2200. Desde el año tributario 2023, la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) solo permite el método detallado, que consiste en reclamar una parte medida de los gastos reales del hogar (CRA, gastos de oficina en casa para empleados).

Un gasto por espacio de trabajo en el hogar es la parte del alquiler, los servicios públicos y costos similares que corresponde a la zona de su casa que usa para su empleo. Es una deducción de los ingresos de empleo, así que ahorra impuestos a su tasa marginal y no a una tasa de crédito fija. Se suma a las demás reclamaciones de nuestra guía de créditos y deducciones.

¿Quién puede reclamar gastos de trabajo desde casa en la declaración de impuestos?

La CRA enumera cinco condiciones para el método detallado, y deben cumplirse todas. Si falta una sola, no hay reclamación.

1. Su empleador le exigió trabajar desde casa. Cuenta un acuerdo escrito o verbal, y un acuerdo formal de teletrabajo al que se inscribió voluntariamente se trata como una exigencia.
2. Su contrato de empleo le exigía pagar los gastos, y no se los reembolsaron.
3. Su espacio de trabajo cumple una de dos pruebas: trabajó allí más del 50% del tiempo durante al menos 4 semanas seguidas en el año, o lo usó solo para obtener ingresos de empleo y recibía allí con regularidad a clientes en persona.
4. Los gastos se usaron directamente en su trabajo.
5. Su empleador llenó y firmó el Formulario T2200.

Los trabajadores independientes no usan estas reglas. En su lugar reclaman los gastos por uso comercial de la vivienda en el Formulario T2125, que permite otros costos; consulte gastos de negocio en Canadá.

¿Necesita el formulario T2200 para reclamar gastos de oficina en casa?

Sí. El Formulario T2200, Declaration of Conditions of Employment (declaración de condiciones de empleo), es la confirmación escrita del empleador de que su trabajo le exigía trabajar desde casa y pagar ciertos gastos. La CRA indica que el formulario debe estar firmado por su empleador, y sin él la reclamación puede ser rechazada.

No envíe el T2200 con su declaración. Guárdelo con sus recibos durante seis años, porque la CRA puede pedir verlo. Si su empleador se niega a firmarlo porque usted decidió trabajar desde casa sin ningún acuerdo, la reclamación no está disponible.

¿Qué pasó con el T2200S y la tarifa fija?

El Formulario T2200S abreviado, el Formulario T777S simplificado y el método temporal de tarifa fija de $2 por día fueron medidas de la pandemia para los años tributarios 2020, 2021 y 2022. La página de la CRA sobre cómo reclamar indica que las declaraciones de 2023 en adelante deben usar el Formulario T777 con un Formulario T2200. Si todavía tiene que corregir una declaración de 2022, las reglas anteriores se aplican solo a ese año. Según esas reglas, la tarifa fija era de $2 por cada día trabajado desde casa, hasta $400 para 2020 (200 días) y $500 para cada uno de 2021 y 2022 (250 días), para quienes trabajaron desde casa más del 50% del tiempo durante al menos 4 semanas consecutivas debido al COVID-19. Se reclamaba en el Formulario T777S y no necesitaba un T2200 ni un T2200S. El método detallado para esos años usaba el Formulario T777S, o el Formulario T777 si también reclamaba otros gastos de empleo, junto con un T2200S o un T2200 de su empleador.

¿Qué gastos de trabajo desde casa son admisibles?

Lo que puede reclamar depende de si recibe un salario o gana comisiones. Los empleados a comisión pueden reclamar más categorías, pero ninguno de los dos grupos puede reclamar el costo de ser dueño de la vivienda.

Las cuotas de conexión a internet y el arrendamiento del módem o router no son deducibles. En un plan de celular, un empleado asalariado puede reclamar la parte razonable de uso laboral del plan si puede demostrar cuántos minutos o cuántos datos fueron para el trabajo; el cargo mensual básico de una línea fija no es deducible.

Cómo calcular la parte de su casa que usa para trabajar

Empiece por la superficie: divida el tamaño de su espacio de trabajo entre la superficie terminada de su casa y multiplique por 100. Si el espacio se usa solo para trabajar, ese porcentaje es su parte de uso laboral.

Si el espacio es compartido, como la mesa de la cocina, multiplique el porcentaje de superficie por un porcentaje de tiempo: las horas trabajadas en ese espacio cada semana divididas entre 168, el número de horas de una semana. El propio ejemplo de la CRA usa un comedor que ocupa el 12% de la casa y se usa 40 horas a la semana: 40 dividido entre 168 es 23.8%, y 12% por 23.8% es 2.8%.

Ejemplo práctico para un inquilino

Marc, empleado asalariado en Winnipeg, tiene un T2200 firmado y un dormitorio libre de 150 pies cuadrados que usa solo para trabajar, en un apartamento de 1,200 pies cuadrados. Su parte de uso laboral es 150 dividido entre 1,200, o sea, 12.5%.

Con un tramo federal del 20.5%, una deducción de $3,430 reduce el impuesto federal en unos $703, más un ahorro provincial. Los gastos por espacio de trabajo en el hogar no pueden crear ni aumentar una pérdida de empleo; cualquier monto que no pueda usar se traslada al Formulario T777 del año siguiente.

Cómo reclamar gastos de trabajo desde casa paso a paso

1. Pida a su empleador un Formulario T2200 lleno y firmado para el año tributario.
2. Mida su espacio de trabajo y la superficie terminada de su casa, y lleve la cuenta de las horas semanales si el espacio es compartido.
3. Sume las facturas admisibles del año: alquiler, servicios públicos, internet y, si gana comisiones, seguro e impuesto sobre la propiedad.
4. Llene el Formulario T777, Statement of Employment Expenses (estado de gastos de empleo), en su programa de impuestos. También incluye los gastos de vehículo o de suministros.
5. Ingrese el total del Formulario T777 en la línea 22900 de su declaración y preséntela. Guarde el T2200, el T777 y los recibos durante seis años.

Si no hizo la reclamación en una declaración que ya fue tasada, puede agregarla para años anteriores mediante Change my return, siempre que tenga el T2200 de cada año.

Los registros que la CRA le pedirá

Si la CRA selecciona su reclamación para una carta de revisión, cuente con que le pedirán el T2200 firmado, un plano o las medidas, y las facturas que respaldan cada monto.

• El Formulario T2200 firmado de cada año que reclama.
• El contrato de alquiler o los recibos de alquiler, y las facturas de servicios públicos a su nombre o que muestren que usted las pagó.
• Los estados de cuenta de internet y teléfono con una nota de cómo calculó la parte laboral.
• Un calendario sencillo que muestre qué semanas trabajó en casa, para demostrar la prueba de las 4 semanas.

Quienes adaptan una vivienda para una persona mayor o una persona con discapacidad deben revisar el crédito por accesibilidad de la vivienda, que es aparte y cubre renovaciones, no gastos corrientes.