GST/HST para pequeñas empresas en Canadá: el ciclo completo, del registro al pago

Qué significa el GST/HST para una pequeña empresa en Canadá

El GST/HST es el impuesto federal a las ventas que un negocio registrado añade a la mayoría de sus ventas y luego entrega a la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA). El impuesto sobre bienes y servicios (GST) es del 5% en todo Canadá. En cinco provincias del Atlántico y del centro se combina con una parte provincial en un único impuesto armonizado sobre las ventas (HST).

El negocio es el que recauda, no el que paga. Su cliente paga el impuesto, usted lo guarda y, en cada declaración del GST/HST, resta el impuesto que pagó en sus propias compras del negocio (sus créditos por impuestos soportados, o ITC) antes de enviar la diferencia. Si pagó más de lo que cobró, la CRA le reembolsa la diferencia.

Esta página principal recorre todo el ciclo del GST/HST para pequeñas empresas en el orden en que usted lo vive: decidir si registrarse, cobrar la tasa correcta, llevar registros, presentar la declaración del GST/HST y pagar a tiempo. Cada paso enlaza con una página que lo explica a fondo.

¿Tengo que cobrar GST/HST?

Tiene que cobrar GST/HST cuando deja de ser un pequeño proveedor, lo que ocurre cuando sus ventas gravables en todo el mundo superan $30,000 en un solo trimestre calendario o en los últimos cuatro trimestres calendario consecutivos (CRA, When to register for and start charging the GST/HST). Las ventas de sus asociados cuentan para el total. Las ventas de bienes de capital, el fondo de comercio (goodwill) y los servicios financieros no cuentan.

Si supera el límite en un solo trimestre, cobra el impuesto en la misma venta que lo hizo superarlo. Si lo supera a lo largo de cuatro trimestres, tiene hasta el final del mes siguiente. En ambos casos, luego tiene 29 días para registrarse. Las dos pruebas y sus plazos se explican con fechas en nuestra página sobre el umbral de pequeño proveedor del GST.

Negocios que deben registrarse desde el primer dólar

Los negocios de taxi y los conductores de transporte comercial compartido deben registrarse para el GST/HST aunque sus tarifas estén muy por debajo de $30,000. El registro empieza el día en que comienzan a conducir. Consulte GST/HST para conductores de Uber y de transporte compartido para ver lo que eso significa en cada viaje.

Otros umbrales

• Organismos de servicio público, como organizaciones sin fines de lucro y municipios: $50,000 en suministros gravables.
• Organizaciones benéficas e instituciones públicas: una prueba de ingresos brutos de $250,000, además de la prueba de $50,000 en suministros gravables.
• No residentes: los umbrales habituales, más un posible depósito de garantía al registrarse.

Cómo funciona el registro del GST/HST

Al registrarse recibe un número de cuenta del GST/HST de 15 caracteres: su número de empresa (Business Number, BN) de 9 dígitos seguido de un identificador de programa como RT0001. Usted pone este número en sus facturas para que sus clientes empresariales puedan reclamar créditos por el impuesto que les cobra.

La mayoría de los propietarios únicos y las corporaciones fuera de Quebec se registran con Business Registration Online, que exige una cuenta de la CRA. Desde el 3 de noviembre de 2025, la CRA ya no acepta registros nuevos por teléfono; los pocos casos que el servicio en línea no puede atender, como reactivar una cuenta de programa cerrada, se tramitan con el Formulario RC1 por correo. Los negocios de Quebec se registran para el GST ante Revenu Québec en lugar de la CRA. Nuestra guía de registro del GST/HST enumera todos los datos que pide la solicitud.

¿Cuál es la tasa del GST/HST en mi provincia?

Desde el 1 de abril de 2025, la tasa del GST/HST es del 5% en Alberta, Columbia Británica, Manitoba, Saskatchewan, Quebec y los tres territorios; del 13% de HST en Ontario; del 14% de HST en Nueva Escocia; y del 15% de HST en Nuevo Brunswick, Terranova y Labrador y la Isla del Príncipe Eduardo (CRA, GST/HST calculator). La tasa de Nueva Escocia bajó del 15% al 14% en esa fecha.

La tasa depende de dónde se realiza el suministro, que suele ser donde el cliente recibe el bien o el servicio, no donde está su oficina. Un diseñador web de Calgary que factura a un cliente de Toronto normalmente cobra el 13% de HST. Las reglas del lugar de suministro y sus ejemplos están en nuestra página de tasas del HST por provincia.

Los impuestos provinciales a las ventas de Columbia Británica, Manitoba, Saskatchewan y Quebec son sistemas aparte. Registrarse para el GST/HST no lo registra en ellos, y no se declaran en la declaración del GST/HST.

Cobrar el GST/HST y llevar la cuenta de los créditos por impuestos soportados

Una vez registrado, añada la tasa correcta a cada venta gravable y muestre su número del GST/HST en las facturas. Lleve dos totales durante cada periodo: el impuesto cobrado o por cobrar en las ventas y el impuesto pagado en las compras del negocio. Esas dos cifras pasan a ser las líneas 103 y 106 de su declaración.

Los créditos por impuestos soportados (ITC) son la forma de recuperar el GST/HST pagado en compras que usa en su negocio, como equipos, programas, alquiler y suministros. Necesita un recibo con los datos del proveedor; en compras de $100 o más, el recibo también debe mostrar el número del GST/HST del proveedor. Antes de reclamar un ITC grande, puede confirmar el número de un proveedor en el registro del GST/HST de la CRA (GST/HST Registry).

Ejemplo práctico: un trimestre de un consultor de Ontario

El consultor se queda con $1,300 del impuesto cobrado y envía $3,900. Si una compra grande de equipo hubiera llevado los ITC por encima de $5,200, la declaración mostraría en cambio un reembolso.

¿Cómo presento una declaración del GST/HST?

Usted presenta una declaración del GST/HST en línea por cada periodo, incluidos los periodos sin ventas. Desde los periodos que empiezan en 2024, todos los registrados, salvo las organizaciones benéficas y ciertas instituciones financieras designadas, deben declarar de forma electrónica; una declaración en papel conlleva una multa de $100 la primera vez y de $250 cada vez siguiente (CRA, GST/HST filing penalties).

Para ayuda línea por línea, lea cómo presentar una declaración del GST. Si declara fuera de una cuenta de la CRA, necesitará el código de 4 dígitos que se explica en cómo encontrar su código de acceso del GST/HST, y el formulario en línea se explica en nuestra guía de GST NETFILE. Un periodo sin actividad igual necesita una declaración del GST/HST en cero.

¿Cuándo vence mi declaración del GST/HST?

Las declaraciones mensuales y trimestrales del GST/HST vencen un mes después del cierre del periodo. La mayoría de quienes declaran anualmente tienen tres meses después del cierre de su año fiscal. Los propietarios únicos con ingresos de negocio y cierre al 31 de diciembre declaran a más tardar el 15 de junio, pero deben pagar a más tardar el 30 de abril (CRA, Reporting requirements and deadlines).

Cuando una fecha de vencimiento cae en fin de semana o en un día feriado reconocido por la CRA, la declaración y el pago llegan a tiempo si se reciben el siguiente día hábil. Todas las fechas de cada frecuencia de declaración están en nuestra página de fechas límite del GST/HST.

Pagos a plazos para quienes declaran anualmente

Quien declara anualmente y tuvo un impuesto neto de $3,000 o más en el año fiscal anterior generalmente paga a plazos trimestrales, cada uno con vencimiento un mes después del cierre de un trimestre fiscal. Pagar a tiempo una cuarta parte del impuesto neto del año pasado evita los intereses por pagos a plazos aunque el impuesto de este año resulte mayor. Los detalles están en nuestra página de pagos a plazos del GST/HST.

¿Qué pasa si presento tarde una declaración del GST/HST?

Una declaración tardía con saldo a pagar cuesta el 1% del saldo más el 25% de ese 1% por cada mes completo de retraso, hasta 12 meses. Con el ejemplo anterior, un saldo de $3,900 presentado con tres meses completos de retraso cuesta $39 más $29.25, es decir, $68.25, antes de intereses. Una declaración tardía que muestra un reembolso o un saldo en cero no tiene multa por presentación tardía.

Las declaraciones del GST/HST no presentadas también tienen consecuencias personales para los propietarios únicos: la CRA puede retener un reembolso del impuesto sobre la renta hasta que se presenten las declaraciones del GST/HST que faltan.

Opciones más sencillas: el método rápido de contabilidad

El método rápido (quick method) permite a un negocio que cumple los requisitos remitir un porcentaje fijo de sus ventas con impuestos incluidos en lugar de sumar créditos por impuestos soportados en los gastos del día a día. Está abierto a los negocios cuyas ventas gravables anuales, incluidas las de sus asociados y con el GST/HST incluido, son de $400,000 o menos. No pueden usarlo los tenedores de libros, los preparadores de impuestos, los abogados, los contadores ni las instituciones financieras.

Para un negocio con un establecimiento permanente en una provincia que solo aplica el GST, la guía RC4058 de la CRA fija tasas de remisión del 1.8% para negocios que compran bienes para revender y del 3.6% para negocios de servicios, con un crédito del 1% sobre los primeros $30,000 de ventas elegibles cada año. Se adhiere con el Formulario GST74. Si le conviene o no se calcula paso a paso en nuestra página sobre el método rápido.