Registro del GST/HST: cuándo debe registrarse y cómo solicitarlo

¿Tengo que registrarme para el GST/HST?

Necesita el registro del GST/HST si hace ventas gravables en Canadá y no es un pequeño proveedor. Para la mayoría de los negocios, eso significa que sus ventas gravables a nivel mundial, sumadas a las de cualquier negocio asociado, superaron $30,000 en un solo trimestre calendario o en cuatro trimestres calendario consecutivos (CRA, When to register for and start charging the GST/HST).

Algunos negocios deben registrarse sin importar lo pequeños que sean. Los operadores de taxi y los conductores comerciales de transporte compartido se registran desde el día en que empiezan a ofrecer viajes, y los no residentes cuyo único negocio en Canadá es vender entradas a eventos no se consideran pequeños proveedores. Los detalles para el transporte compartido están en nuestra página de GST/HST para conductores de Uber.

Si está cerca del límite, el momento exacto de ambas pruebas, con ejemplos fechados, está en nuestra página sobre el pequeño proveedor del GST.

Cómo funciona el registro del GST/HST, de principio a fin

El registro del GST/HST crea dos cosas a la vez si todavía no las tiene: un número de negocio (Business Number, BN) de 9 dígitos que identifica su negocio ante la CRA, y una cuenta de programa del GST/HST vinculada a él. La cuenta de programa se identifica con las letras RT y un número de 4 dígitos, así que una primera cuenta del GST/HST se ve así: 123456789RT0001.

Una empresa constituida en sociedad normalmente ya tiene un BN desde su constitución; en ese caso, registrarse solo agrega la cuenta RT. Un nuevo propietario único normalmente obtiene el BN y la cuenta RT en la misma solicitud.

Registro del GST/HST en línea con Business Registration Online

La vía más rápida es el servicio Business Registration Online (BRO) de la CRA, que la propia CRA describe como la forma más rápida de obtener un BN. Necesita una cuenta de la CRA para usarlo, y cierra todos los días de 3 a.m. a 6 a.m., hora del Este, por mantenimiento.

1. Inicie sesión en su cuenta de la CRA (o cree una primero; esto puede requerir un código de seguridad enviado por correo postal, así que empiece con tiempo).
2. Abra Business Registration Online y elija registrar un negocio, o agregar una cuenta del GST/HST a un BN existente.
3. Describa a los propietarios, los nombres del negocio, las direcciones y la actividad principal.
4. En la sección del GST/HST, indique sus ventas gravables anuales estimadas en Canadá y en todo el mundo, el cierre de su año fiscal, el periodo de declaración que prefiere y la fecha de entrada en vigor de su registro.
5. Revise y envíe.
6. Guarde o imprima la página de confirmación que muestra su BN y su número de cuenta del GST/HST. La CRA indica que el BN no se le enviará.

Los contadores y tenedores de libros pueden registrar a un cliente con el mismo servicio desde Represent a Client (representar a un cliente).

Cuándo no funciona BRO

• Para reactivar una cuenta de programa que se cerró anteriormente.
• Para un negocio que pertenece a otro negocio.
• Para una sucesión cuyo propietario o director ha fallecido.
• Para un negocio canadiense cuyos únicos propietarios son no residentes.
• Para quien no puede obtener una cuenta de la CRA. La CRA no le permite abrir una si no ha presentado sus declaraciones de impuestos o si activó la protección reforzada (enhanced protection) en su cuenta.

Tener un SIN temporal que empieza por 9 no está en esa lista: la CRA indica que, si usted tiene uno, debe usar BRO para registrarse y obtener un BN y la mayoría de las cuentas de programa, incluida una cuenta del GST/HST.

En los casos de la lista anterior, envíe por correo a la CRA el Formulario RC1, Request for a Business Number and Certain Program Accounts. La CRA no publica un tiempo de procesamiento para las solicitudes por correo, así que cuente con varias semanas más y guarde una copia de lo que envió.

Qué información necesita para registrarse

Tenga listos todos los datos de abajo antes de empezar. Que falte uno es la razón más común por la que la gente abandona una solicitud en línea a mitad de camino.

Cómo elegir la fecha de entrada en vigor

La fecha de entrada en vigor es cuando empieza a cobrar el GST/HST y puede comenzar a reclamar créditos de impuesto sobre insumos (input tax credits, ITC). Si superó $30,000 en un trimestre, es el día de la venta con la que pasó el límite. Si lo superó en cuatro trimestres, es el día de su primera venta después del final del mes siguiente a ese trimestre.

Cómo elegir el periodo de declaración

A los negocios con suministros gravables anuales de $1.5 millones o menos se les asigna la declaración anual, pero pueden elegir la trimestral o la mensual. Declarar con más frecuencia conviene a los negocios que reciben reembolsos con regularidad, como los exportadores, porque los créditos se devuelven antes. La declaración anual conviene a los negocios que quieren el menor papeleo posible.

¿Puedo registrarme para el GST/HST de forma voluntaria?

Sí. Un pequeño proveedor que realiza una actividad comercial en Canadá puede optar por registrarse antes de llegar a $30,000. La fecha de entrada en vigor suele ser el día en que presenta la solicitud, pero la CRA acepta una fecha anterior siempre que esté dentro de los 30 días previos a la recepción de su solicitud (guía RC4022 de la CRA).

Ejemplo práctico: registrarse antes de abrir

La dueña de una cafetería en Halifax se registra voluntariamente en marzo, antes de abrir, y luego gasta $50,000 en equipo. Con el HST de 14% de Nueva Escocia, esa compra lleva $7,000 de impuesto, que ella puede reclamar como crédito de impuesto sobre insumos en su primera declaración. Si hubiera esperado a que sus ventas superaran $30,000, la mayor parte de ese impuesto no se podría recuperar, aunque los bienes que todavía tenga en existencia al registrarse pueden dar derecho a un crédito basado en su valor en ese momento.

Después de registrarse: sus primeros 90 días

1. Agregue su número de GST/HST a las facturas y los recibos. Los clientes que son registrantes lo necesitan para reclamar sus propios créditos en compras de $100 o más.
2. Cobre la tasa correcta desde su fecha de entrada en vigor, según el lugar donde se realice cada venta. Consulte las tasas del HST por provincia.
3. Si la fecha de entrada en vigor ya pasó, calcule el impuesto que debió cobrar en las ventas desde entonces; lo debe, lo haya cobrado o no.
4. Abra una cuenta de negocio de la CRA (business account) si no tiene una, para ver las fechas de vencimiento y declarar sin código de acceso.
5. Esté atento al paquete de declaración con sus periodos de declaración, fechas de vencimiento y código de acceso de 4 dígitos.
6. Organice una contabilidad que separe el impuesto cobrado de los ingresos por ventas.

Su primera declaración vence según el periodo de declaración que eligió. El panorama completo de declaraciones, pagos y pagos a plazos está en nuestra guía del GST/HST para pequeñas empresas.

Verificar un número de GST en Canadá: cómo comprobar el registro de un proveedor

Para comprobar si el número de GST de un negocio es real, use el GST/HST Registry (registro del GST/HST) de la CRA. Ingrese los primeros nueve dígitos del número, el nombre legal, comercial o de operación del negocio y la fecha de la factura; el registro confirma si esa cuenta estaba registrada en esa fecha.

Imprima el resultado y guárdelo con el recibo. La CRA lo recomienda para que solo reclame créditos de impuesto sobre insumos por el impuesto cobrado por proveedores registrados. Si una búsqueda por nombre no encuentra nada, pida al proveedor el nombre exacto con el que se registró antes de suponer que el número es falso.